Elektroninis parašas ilgą laiką buvo patogus būdas pasirašyti dokumentus neišeinant iš biuro. Ypatingai statybų sektoriuje, kur terminai spaudžia, o procesai apima dešimtis dalyvių, tai tapo kasdienybės dalimi. Be jo šiandien sunku įsivaizduoti ne tik viešąjį sektorių, bet ir privataus verslo sutartis. Greitis, atsekamumas ir teisinis aiškumas – trys priežastys, kodėl elektroninis pasirašymas statybose perėjo iš „patogaus“ į „būtiną“.
Kodėl elektroninis parašas tapo standartu
Dar prieš keletą metų daugelis įmonių vis dar dirbo popieriniu būdu. Dokumentai būdavo spausdinami, pasirašomi, skenuojami, siunčiami el. paštu ar net per kurjerius. Sprendimų priėmėjams dirbant skirtinguose miestuose ar net šalyse šis procesas, kuris galėjo trukti savaitę, šiandien gali užtrukti vos kelias minutes.
Pagrindinės e-parašo naudos verslui
Elektroninis parašas nėra tik technologinis įrankis. Tai pokytis, kuris keičia visą darbo logiką – nuo vidinių procesų iki santykių su klientais ir partneriais. Kiekviena įmonė, įsidiegusi e. parašą, pajunta realų skirtumą kasdienėje veikloje. Štai pagrindiniai skirtumai:
1. Laikas – tiesioginė vertė
Vieno dokumento pasirašymas gali atrodyti smulkmena, tačiau kai jų per mėnesį būna šimtai, skirtumas tampa reikšmingas. Tradiciniai procesai reikalauja spausdinimo, siuntimo, laukimo, o dažnai ir papildomų patvirtinimų. Elektroninis pasirašymas pašalina visus šiuos žingsnius – dokumentai patvirtinami tą pačią dieną, nepaisant atstumo ar laiko zonų. Be to, greitesni procesai reiškia greitesnius sprendimus, mažiau kliūčių juos priimant ir daugiau sutaupytų valandų.
2. Teisinis saugumas ir patikimumas
Pagal Europos Sąjungos eIDAS reglamentą, kvalifikuotas elektroninis parašas turi tą pačią teisinę galią kaip ir fizinis. Tai reiškia, kad pasirašytas dokumentas yra pilnai galiojantis teisme, viešajame sektoriuje ir audituose. Dokumentus nuotoliniu būdu pasirašyti tampa ne tik patogu, bet ir saugu.
3. Centralizuotas dokumentų valdymas
Nors elektroninis parašas turi itin daug privalumų, vien jo nepakanka. Svarbu ir tai, kur bei kaip dokumentai saugomi. Tvarkingam dokumentų valdymui reikia ir dokumentų valdymo sistemomis. Vietoj el. laiškų, „Excel“ lentelių ar failų, išsibarsčiusių po įvairius diskus, valdant dokumentus dokumentų valdymo sistemoje šie saugomi vienoje vietoje, o juos lengva rasti pasitelkiant pažangiuosius filtrus.
Elektroninių dokumentų valdymas leidžia bet kuriam komandos nariui rasti reikiamą dokumentą vos per kelias sekundes – be papildomų paieškų ar chaoso nerandant reikiamo dokumento.
Vadovai gali matyti dokumentų pasirašymo būsenas, stebėti, kur procesas užstringa, ir priimti sprendimus laiku.
4. Patogumas darbuotojams ir klientams
Darbuotojai gali pasirašyti dokumentus iš bet kurios vietos – kompiuteriu, planšete ar telefonu. Tai ypač svarbu mišraus ar nuotolinio darbo sąlygomis. Darbuotojams nebereikia važiuoti į biurą tik pasirašyti dokumento arba laukti, kol kolega atspausdins dokumentą.
Klientams tai reiškia greitesnį aptarnavimą ir paprastesnę patirtį. Kai sutartį galima patvirtinti per kelias minutes be fizinio susitikimo, tai ne tik sutaupo laiką, bet ir kuria pasitikėjimą – įmonė atrodo šiuolaikiška, tvarkinga ir orientuota į kliento laiką.
5. Aplinkosaugos efektas
Nors tai dažnai pamirštama, elektroninis parašas mažina popieriaus, spausdintuvų ir transporto poreikį. Įmonės, kurios pereina prie skaitmeninio pasirašymo, sumažina savo ekologinį pėdsaką ir parodo atsakomybę už tvarumą.
Vis daugiau organizacijų savo tvarumo strategijose nurodo tikslą atsisakyti popierinių procesų, o e. parašas tampa vienu lengviausiai įgyvendinamų žingsnių šioje kryptyje.
E. parašas kaip procesų disciplina
Elektroninis pasirašymas pakeičia ne tik darbo greitį, bet ir mąstymą. Įmonės, kurios naudoja e. parašą, dažnai turi aiškesnius procesus ir mažiau žmogiškų klaidų.
Kai viskas vyksta vieningoje sistemoje – nuo dokumento paruošimo iki pasirašymo ir archyvavimo – sumažėja rizika, kad kuris nors dokumentas liks neužbaigtas.
Apibendrinant – skaitmeninis pasitikėjimas tampa nauju standartu
Elektroninis parašas šiandien yra ne tik technologinis sprendimas, o darbo kultūros dalis. Jis parodo, kad įmonė vertina laiką, pasitikėjimą ir saugumą. Tie, kurie dar svarsto, ar verta pereiti prie skaitmeninio pasirašymo, iš tiesų svarsto ne apie įrankį, o apie tai, ar nori išlikti konkurencingi.
Išbandykite ZebraSign jau dabar!
Dar nesinaudojate naujos kartos ZebraSign dokumentų valdymo sistema ir el. parašu? Galbūt dabar – kaip tik tinkamas metas pradėti! Išbandykite ZebraSign patys arba susisiekite ir rasime geriausią sprendimą Jūsų organizacijai!
