Kiekvienas, dirbantis statybų sektoriuje, žino: projektas gali būti puikiai suprojektuotas, rangovas – patikimas, o biudžetas – realus, bet viskas gali strigt dėl vieno paprasčiausio dalyko – dokumentų pasirašymo. Kol surenkamos visos suinteresuotų šalių pozicijos, kol koordinuojami vizitai objektuose skirtinguose miestuose, kol renkamos fizinės sutarčių kopijos iš įvairių biurų – praeina dienos, kartais savaitės. 

Kai savivaldybė išduoda statybą leidžiantį dokumentą tokiems projektams kaip mokyklų rekonstrukcijos ar magistralės plėtra, už šių dokumentų slypi šimtai pasirašytų sutarčių, techninių specifikacijų ir patvirtinimų. Kiekvienas statybos projektas – tai tikras dokumentų maratonas, kuriame dalyvauja architektai, rangovai, subrangovai, savivaldybių pareigūnai ir užsakovai. Tačiau statybų sektorius, kuris garsėja inovacijomis projektuojant ir statant, neretai lieka konservatyvus dokumentų valdymo srityje.

Dokumentų valdymo problemos statybų sektoriuje

Įprastas statybų dokumentų kelias – lėtas ir brangus. Architektas parengia projektą, spausdina, siunčia kurjeriu savivaldybei, laukia parašų. Grįžęs dokumentas keliauja rangovui, subrangovui, užsakovui. Jei reikia pakeitimų – viskas kartojasi iš naujo.

Pagrindinės problemos:

• Laiko sąnaudos: Vieno dokumento pasirašymas gali užtrukti nuo kelių dienų iki kelių savaičių. Kai sutartį turi patvirtinti 5-6 šalys (architektas, užsakovas, statybos valdytojas, rangovas, projekto valdytojas, savivaldybė), procesas gali užtrukti ir mėnesį.
• Geografinis pasiskirstymas: Kai projekto dalyviai dirba skirtinguose miestuose ar šalyse, dokumentų siuntimas tampa logistikos galvos skausmu. 
• Prarastos sutartys: Statybvietės – ne archyvai; dokumentai gali sudrėkti ar būti pamesti.

Skaitmeninis lūžis: parašas ekrane vietoje popieriaus

Statybų rinka palaipsniui pereina prie skaitmeninių procesų. Kaip skaitmeniniai projektavimo įrankiai keitė tradicinį brėžinių projektavimą, taip elektroniniai parašai keičia dokumentų valdymą.

Pagal eIDAS reglamentą, Lietuvoje ir visoje ES kvalifikuoti elektroniniai parašai turi tokią pat teisinę galią kaip pasirašyti ranka. Tai reiškia, kad kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytos sutartys, leidimai ar projektai yra visiškai galiojantys.

Praktinis elektroninių parašų pritaikymas statybose

1. Statybos leidimai ir dokumentų derinimas

Vietoj savaitėmis trunkančio dokumentų siuntimo paštu, architektai gali pateikti projektus skaitmeniškai ir gauti patvirtinimus per kelias valandas ar dienas. 

Elektroniniai parašai gali būti naudojami parengiamajam etapui – tiek preliminarių susitikimų pasirašymui, tiek dokumentų derinimui ar priedų ir specifikacijų patvirtinimui. Be to, galite atidaryti planšetėje esančią sutartį ir pateikti ją pasirašyti per minutę. Viskas. Darbai gali prasidėti rytoj.

2. Sutartys su rangovais ir tiekėjais

Vietoj spausdinimo ir siuntimo, dokumentai pildomi planšetėje ar telefone. Šablonai leidžia greitai koreguoti turinį, užpildant pildomus laukus, dalintis su komandos nariais ir pasirašyti vietoje. Dokumentų šablonai gali būti pildomi tiek planšetėje prie objekto, tiek kompiuteryje ar telefone. 

3. Darbo saugos dokumentacija

Kiekvienas statybos vadovas žino: darbo saugos dokumentai yra ne formalumas, o atsakomybė. Darbuotojų saugos instruktažai, įrangos patikrinimai, avarijų aktai – šie žingsniai turi būti dokumentuoti. 

Šiuos įrašus galima užpildyti skaitmeniškai planšetėse arba elektroniniuose darbo saugos žurnaluose statybvietėse. Kiekvienas įrašas automatiškai išsaugojamas centralizuotoje sistemoje.

ZebraSign sprendimas statybų sektoriui

Tarp rinkoje veikiančių platformų išsiskiria ZebraSign, sukurta atsižvelgiant į statybų ir NT sektoriaus poreikius.

• • Pasirašymas planšetėse. Atvykus į objektą, galima pateikti sutartį pasirašyti tiesiog planšetėje. Tai paprasta kaip pasirašant ant popieriaus, tik dokumentai skaitmenizuoti ir centralizuotai saugomi platformoje.
  • Dokumentų valdymas. Galite sukurti ir pasirašyti ADoc, AsiC ir PDF dokumentus, stebėti dokumento pasirašymo būsenas, nustatyti tvirtinimo kelią, automatiškai saugoti platformoje. Viskas, ko reikia pilnam dokumentų skaitmenizavimui.
  • Integracija su dokumentų valdymo sistemomis. Galimybė integruoti jau naudojamas sistemas sklandžiam darbui.
  • Realaus laiko pranešimai. Gaukite pranešimus apie artėjantį pasirašymo terminą arba apie jau užbaigtus, pasirašytus dokumentus. 

• Elektroniniai žurnalai. Kurkite ir pildykite žurnalus
elektroniniu būdu. Darbo saugos, pristatymo aktų – priklausomai nuo jūsų poreikių. Galite pridėti tik reikiamus įvedimo laukus, nustatyti privalomas peržiūras ir leisti pasirašyti rankiniu ar kvalifikuotu elektroniniu parašu. Be to, galite palikti įrašą tiek planšetėje, tiek telefone iš ofiso ar objekto lokacijos.

Dinaminiai naudotojų sąrašai automatiškai priskiria naujus darbuotojus reikiamiems žurnalams, o sistemos priminimai užtikrina, kad periodiniai saugos mokymai ar instruktažai būtų atlikti laiku. Žurnalo būsenos rodo ar įrašas suplanuotas, laukiamas ar jau pasirašytas, todėl kontrolė yra aiški ir greita. O visi duomenys saugomi pagal ISO/IEC 27001 standartą ir atitinka GDPR bei eIDAS reikalavimus. Šie privalumai suteikia vadovams realų laiką taupantį įrankį, kuris padeda užtikrinti darbuotojų saugą ir tvarkyti registrus be streso.

Pagrindiniai privalumai verslui

• Greitis. Procesai, trukdavę savaites, dabar užtrunka valandas.
• Mažesnės išlaidos. Sumažėja spausdinimo, kurjerių ir archyvavimo išlaidos.
• Saugumas. Duomenys saugomi debesijoje.
• Tvarumas. Mažiau popieriaus – mažesnis poveikis aplinkai.
• Modernus įvaizdis. Elektroniniai procesai kuria patikimos ir šiuolaikiškos įmonės įspūdį.

Ateitis jau čia

Kol dalis įmonių vis dar dirba su popieriniais dokumentais, kitos jau mato realų skirtumą – greitesnius procesus, mažesnes išlaidas ir aiškesnę atsakomybę.

Elektroniniai parašai statybose tampa privalomu efektyvumo įrankiu. Lietuvos statybų sektorius jau įrodė, kad gali būti modernus – laikas, kad dokumentų valdymas taptų tokio pat lygio kaip ir pačios statybos. Išbandykite dokumentų skaitmenizavimą ir pasirašymą elektroniniuose žurnaluose ar planšetėje su ZebraSign.