Statybos sektoriaus statistika rodo, kad nemažai statybos projektų įgyvendinama viršijant biudžetą. Tai paplitęs „negalavimas“. Išplatintame pranešime spaudai pateikiamos 6 taisyklės, padedančios įmonėms geriau kontroliuoti projektų finansus ir palaikyti projektus „sveikus“.
1. Kontroliuokite biudžetą realiu laiku – stebėkite biudžeto planą ir faktą
Statybos įmonės „kenčia“ dėl viršytų projektų biudžetų. Neretai tai nėra tik „negalavimas“, bet gali būti ir „rimta liga“. Kaip to išvengti? Be abejo tai apima ne vieną komponentą, tačiau vienas svarbiausių yra kontroliuoti jūsų suplanuotą biudžetą ir faktines išlaidas realiu laiku. „Rankos laikymas ant projekto pulso“ padeda išvengti didelių projekto biudžeto nuokrypių bei suteikia galimybę priimti savalaikius sprendimus.
2. Numatykite ateitį – reguliariai prognozuokite galimas papildomas išlaidas
Jeigu norite palaikyti gerą projekto „sveikatą”, labai svarbu ją nuolat stebėti. Bet jeigu norite numatyti galimas problemas ateityje, labai svarbu pastebėti „ligos simptomus“ kuo anksčiau ir imtis veiksmų. Projekto finansų valdymo prasme, tai reiškia turėti galimybę reguliariai prognozuoti biudžeto nuokrypius ar papildomas išlaidas, pvz.: medžiagų brangimą, jau atliktų darbų perdarymus, papildomas nenumatytas išlaidas ar apimties pokyčius. Numatant šiuos dalykus iš anksto, įmanoma imtis savalaikių veiksmų.
3. Kontroliuokite subrangovus – valdykite sutartis, kontroliuokite sąskaitas
Subrangovų pasitelkimas tampa statybos sektoriaus tendencija. Mažesnėms statybos įmonėms labai sudėtinga užtikrinti visas reikiamas kompetencijas, o didesnėms sunku nuolat garantuoti 100 proc. užimtumą dideliam personalui. Subranga neretai išsprendžia šias problemas, todėl ji populiarėja, o tai reiškia – reikia kontroliuoti ir valdyti daugiau subrangos sutarčių bei sąskaitų, gaunamų iš subrangovų, pvz., negaištant daug laiko užtikrinti, kad gautos sąskaitos atitinka sutartis.
4. Užtikrintai planuokite pinigus – tiksliai prognozuokite pinigų srautus
Ar tiksliai žinote, kiek išlaidų patirsite kitą mėnesį? Arba kiek pajamų gausite? Be abejo, žinote, nes tai yra „deguonis“ jūsų įmonei ir projektams, kuriuos vykdote. Visgi, kiek laiko jūsų komandai reikia paruošti pinigų srautų ataskaitą? Kiek ji tiksli? Ar jaustumėtės labiau užtikrintas, jeigu galėtumėte tiksliau prognozuoti būsimus pinigų srautus?
5. Automatizuokite procesus – paskirstykite ir tvirtinkite išlaidas elektroniniu būdu
Teisingas išlaidų paskirstymas projektams yra svarbi užduotis, kuri leidžia matyti realų projekto vaizdą. Jeigu išlaidos yra paskirstomos neteisingai arba jos yra paskirstomos, pvz., tik projekto lygyje, yra rizika nepastebėti svarbių detalių, iš to gali kilti klaidingi sprendimai. Tai kaip ligos atveju nustatyti klaidingą diagnozę. Be to, daugelyje įmonių egzistuoja išlaidų patvirtinimo procesas, kuris neretai yra rutininis „popierinis“ darbas.
6. Stebėkite visų projektų „sveikatą“ – kasdien kontroliuokite projektų portfelį
Galimybė kasdien ir realiu laiku stebėti bei kontroliuoti visų įmonės projektų „sveikatą“ yra vienas iš esminių statybos įmonės poreikių. Pasenę duomenys ne tik neduoda vertės, bet dar blogiau – dėl to galite iššvaistyti laiką, skirtą teisingiems sprendimams priimti. Tikra kontrolė paremta realiais, savalaikiais duomenimis ir galimybe matyti visą „paveikslą“.
